Allgemeine Informationen für DAAD-Geförderte in Japan

Telefonisch ist unser Büro von Montag bis Freitag von 10:00 bis 12:30 Uhr und von 13:30 bis 16:00 Uhr japanischer Zeit erreichbar. Sie können uns auch gerne im Büro besuchen, wenn Sie vorab einen Termin vereinbaren.
Telefonnummer der AS: +81-(0)3-3582-5962
Sprechstunden (online oder vor Ort) nur nach vorheriger Terminvereinbarung
Notfallnummern: siehe Infoblatt für den Notfall
In dringenden Fällen müssen wir Sie schnell erreichen können. Bitte aktualisieren Sie Ihre Kontaktdaten daher regelmäßig im DAAD-Portal! Dazu gehören Ihre Post- und Emailadresse sowie Ihre Handynummer.
→ Bitte leiten Sie etwaige Änderungen auch direkt an Frau Martin (martin@daadjp.com) weiter.

Bitte beachten Sie zu Notfällen das separate Hinweisblatt, das Notfallkontaktnummern und Tipps enthält. Wir empfehlen Ihnen, sich die erste Seite für den Notfall auszudrucken oder auf Ihrem Handy zu speichern. Wir empfehlen Ihnen außerdem, in dem Brief mit den Kontaktdaten der Außenstelle Ihren Namen einzutragen und ihn Ihren wissenschaftlichen Betreuer*innen in Japan oder dem International Office Ihrer japanischen Hochschule zu geben, damit sie uns kontaktieren können, falls Ihnen etwas zustoßen sollte.

Unser Marketingteam sucht stets Freiwillige, die Lust haben, ihre Studienerfahrungen in Deutschland oder ihre Auslandserfahrungen in Japan bei Veranstaltungen oder auf sozialen Medien mit Studieninteressierten beider Länder zu teilen. Bitte melden Sie sich bei Interesse bei Frau Yu Takeuchi: takeuchi@daadjp.com

DAAD – Zielgruppe Studierende (insb. japanische)

Facebook: www.facebook.com/DAADTokyo/
Twitter: www.twitter.com/daadtokyo
Instagram: www.instagram.com/daad.japan/

DWIH – Zielgruppe (Nachwuchs-)Wissenschaftler*innen, Innovationsträger*innen, Firmen

Newsletter: www.dwih-tokyo.org/en/newsletter-registration/
Twitter (X): www.twitter.com/DWIH_Tokyo
YouTube: www.youtube.com/channel/UC0r5k2Nro4OUp6-CFxtoIgQ
LinkedIn: www.linkedin.com/company/german-centre-for-research-and-innovation-tokyo/
Facebook: www.facebook.com/dwihtokyo/

Weitere Informationen zum Studium und der Wissenschaftslandschaft in Japan

https://www.daad.de/de/laenderinformationen/asien/japan/

Für alle Fragen zu den Leistungen Ihres Stipendiums stehen die Mitarbeiter*innen der DAAD-Zentrale in Bonn gerne für Sie zur Verfügung. Sie erreichen sie weiterhin am besten direkt über das DAAD-Portal. Die oben genannten Mitarbeiter*innen der DAAD-Außenstelle Tokyo sind dagegen Ihre Ansprechpartner*innen vor Ort und können Ihnen bei Fragen zum Leben und Studium in Japan helfen. Alle Mitarbeiter*innen der Außenstelle sprechen sowohl Deutsch als auch Japanisch. Die Außenstelle bemüht sich, die Betreuung Ihrer japanischen Gastinstitutionen (Hochschulen, Sprachschulen, Praktikumsgeber, etc.) sinnvoll zu ergänzen und ist jederzeit für neue Vorschläge und Ideen offen.

Das Stipendium des DAAD kann nur auf deutsche Bankkonten überwiesen werden. Internationale Überweisungen nach Japan sind erfahrungsgemäß teuer und umständlich, weswegen viele Geförderte stattdessen mit ihrer deutschen Kreditkarte zahlen bzw. Bargeld bei Bedarf mit ihrer deutschen Bankkarte bei japanischen Geldautomaten abheben (z.B. bei denen der 7-Eleven-Convenience Stores). Ob dafür Gebühren anfallen, hängt v.a. von Ihrer deutschen Bank ab.

Die meisten DAAD-Stipendiatinnen und -Stipendiaten benötigen während ihres Aufenthaltes kein japanisches Konto, da Mieten teilweise bar oder mit Kreditkarte bezahlt werden können. Falls Sie dennoch ein Konto in Japan eröffnen möchten, haben wir untenstehend eine Übersicht der notwendigen Dokumente für Sie zusammengestellt. Achtung: Viele Banken in Japan akzeptieren keine Austauschstudierenden (Ausnahme: Japan Post Bank).

Kontoeröffnung in Japan (notwendige Dokumente)

Residence Card (mit eingetragener japanischer Adresse)
Reisepass
eigener Name in Hiragana/ Katakana
ggf. japanische Handynummer (Ausnahme: Japan Post Bank)
ggf. Studierendenausweis
ggf. Nachweis zur Notwendigkeit der Kontoeröffnung (z.B. von Ihrer Universität)
ggf. Hanko-Stempel (in Fachgeschäften ab ca. 1.000 Yen erhältlich)

Schematische Darstellung zur Unterstützung bei Ihrer Entscheidungsfindung (tatsächliche Angebote können abweichen)

Online-Portale zur Wohnungssuche

Sakura House: https://www.sakura-house.com/
Oak House: https://www.oakhouse.jp/eng/
Borderless House: https://www.borderless-house.com/jp/
Tokyo Sharehouse: https://tokyosharehouse.com/eng/
GaijinPot Apartments: https://apartments.gaijinpot.com/en/rent
Social Apartment: https://www.social-apartment.com/
Roomshare Japan: https://roomshare.jp/ (auf Japanisch)

Weitere nützliche Links

Jimoty

Kostenlose Plattform für Gebrauchtwaren, Suche nach Freizeitgruppen, (etc.) – auf Japanisch
https://jmty.jp/

Tokyo Sayonara Sale

Facebook-Gruppe zum An- und Verkauf von Gebrauchtwaren in der Umgebung Tokyo – auf Englisch
https://www.facebook.com/groups/149592432651016/

Mottainai Japan

Facebook-Gruppe zum Verschenken von Gebrauchtwaren in ganz Japan – auf Englisch
https://www.facebook.com/groups/276522392525201/

Kasite.com

Plattform zum Mieten von Möbeln und Haushaltsgeräten – auf Japanisch
https://www.kasite.com/

Diejenigen, die mit einem ordnungsgemäßen (nicht-touristischem) Visum eingereist sind, erhalten am Flughafen eine sogenannte Residence Card (zairyū kādo 在留カード), die wie ein Personalausweis genutzt wird, um sich auszuweisen.
Sie müssen innerhalb von zwei Wochen beim jeweiligen „Einwohnermeldeamt“ (kuyakusho 区役所 bzw. shiyakusho 市役所) Ihren Wohnort registrieren lassen. Ein Hotel oder Airbnb kann nicht als Wohnort registriert werden. Die Adresse wird auf der Residence Card vermerkt.
Bei dieser Gelegenheit wird Ihnen auch eine „My Number“ zugeteilt, eine ID-Nummer, mit der die in Japan ansässigen Personen u.a. der Sozialversicherung angehören. Das Einwohnermeldeamt schickt Ihnen innerhalb von 2-3 Wochen nach Ihrer Anmeldung eine sogenannte “Individual Number Notice” per Post. Wir empfehlen Ihnen, dieses Dokument gut aufzubewahren! Sollten Sie in Zukunft einmal in Japan leben bzw. arbeiten wollen, werden Sie diese benötigen.
Bei der Anmeldung Ihres Wohnorts müssen Sie auch der nationalen Krankenversicherung – National Health Insurance (kokumin kenkō hoken 国民健康保健) – beitreten.
Bitte geben Sie bei der Registrierung an, dass Sie Student*in sind, damit Sie in die unterste Beitragskategorie der Krankenversicherung eingestuft werden. Prämien sind unterschiedlich nach Wohnbezirk, durchschnittlich ca. 2.000 Yen pro Monat.
Sie müssen einmal im Jahr (gegen März) beim Einwohnermeldeamt melden, dass Sie weiterhin Student*in sind und im vergangenen Jahr kein Einkommen hatten – sonst kann es sein, dass Sie in eine andere Beitragskategorie eingestuft werden und mehr bezahlen müssen.
Sie müssen evtl. auch der japanischen Rentenversicherung – National Pension System (kokumin nenkin 国民年金) – beitreten, können sich aber als Student*in ohne Einkommen von den Beiträgen befreien lassen. Nähere Informationen zum Rentenversicherungssystem und dem Antrag auf Befreiung der Beitragsgebühren finden Sie hier https://www.nenkin.go.jp/service/pamphlet/kaigai/menjyo-yuyo.files/00English.pdf. Die Befreiung von den Beiträgen ist auch bis zu einem gewissen Zeitraum rückwirkend möglich. Das ist vor allem relevant, wenn Sie nach dem Studium in Japan bleiben.
Bei einem Umzug innerhalb Japans müssen Sie sich bei den entsprechenden Einwohnermeldeämtern ummelden. Ihre neue Adresse wird auf der Rückseite Ihrer Residence Card vermerkt. Bei der Post können Sie kostenlos einen Nachsendeantrag stellen.
Achtung: Bitte unbedingt vor Rückreise nach Deutschland Wohnsitz und Krankenversicherung beim kuyakusho/shiyakusho abmelden!

Regelung zur Residence Card

Informationen über das residency management system:
https://www.isa.go.jp/en/publications/materials/newimmiact_4_point.html

Japanische Visa

Website MOFA – Guide to Japanese Visas
http://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/

National Pension System

https://www.nenkin.go.jp/international/japanese-system/nationalpension/nationalpension.html

Für Stipendiat*innen mit gemeldetem Wohnsitz in Japan ist die National Health Insurance (kokumin kenkō hoken 国民健康保健) die primäre Krankenversicherung (s.o.). Die Versicherung über den DAAD ist subsidiär.
Für diejenigen, die keine Residence Card erhalten (z.B., weil der Aufenthalt nur kurz ist), schließt der DAAD eine Vollversicherung ab.
Wichtig: Da die National Health Insurance in der Regel nicht außerhalb Japans in Kraft tritt, muss für einen anderen Versicherungsschutz gesorgt werden.
Bei Heimreisen kann beim DAAD in Bonn eine Vollversicherung auf eigene Kosten abgeschlossen werden (ca. Euro 70,- pro Monat). Info/Anmeldung: versicherungsstelle@daad.de

National Health Insurance (NHI)

Beispiel: Shibuya City
https://www.city.shibuya.tokyo.jp/contents/living-in-shibuya/en/health/insurance.html

Beitragszahlungen der National Health Insurance (NHI)

Prämien zunächst selbst bezahlen (monatlich oder gesamt)
Erstattung: Bitte die Originalbelege per Post an die AS Tokyo schicken. Wir prüfen sie und leiten sie weiter an die Zentrale in Bonn, die die Erstattung auf Ihr deutsches Konto vornimmt.
Postanschrift der AS Tokyo, an die Sie Ihre Originalbelege schicken können:
DAAD – German Academic Exchange Service
7-5-56 Akasaka, Minato-ku, 107-0052 Tokyo, JAPAN
To the hands of: Rachel Martin

Die National Health Insurance übernimmt nur 70% der Arztkosten, 30% müssen selbst gezahlt werden und können zur Erstattung beim DAAD eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Behandlungen von der japanischen Versicherung übernommen werden (z.B. Psychotherapie, Zahnimplantate, etc.) und es internationale Ärzte und Krankenhäuser gibt, die nicht an der japanischen Versicherung teilnehmen. Bitte fragen Sie bei nicht-routinemäßigen Untersuchungen oder im Zweifelsfall nach, ob die japanische Versicherung angewandt wird (hoken tekiyō 保険適用) oder die Behandlung aus eigener Tasche bezahlt werden muss (jihi 自費).
In Japan existiert das Konzept von Hausärzten grundsätzlich nicht. Wenn Sie medizinische Versorgung benötigen, sollten Sie daher zunächst eine Klinik in Ihrer Nähe aufsuchen. Für den Besuch eines großen Krankenhauses ist in der Regel eine Überweisung bzw. ein Schreiben eines Arztes notwendig – sonst können zusätzliche Kosten anfallen.
Erstattung: Scans der Quittungen direkt bei der „Versicherungsstelle im DAAD” (in Bonn) einreichen – aus Datenschutzgründen nicht über die AS Tokyo! – zusammen mit dem „Antrag auf Erstattung von Behandlungskosten“ (vom Portal abrufen).
Vermerken Sie bitte, warum der Arzt aufgesucht wurde, welche Behandlung durchgeführt wurde und dass es sich bei den Beträgen um den Selbstkostenanteil nach Abzug der japanischen Krankenversicherung handelt.
Bitte daran denken, dass die Belege in Bonn „lesbar” sein müssen, also entsprechende Stellen selbst übersetzen, wie Name, Name des Arztes/Praxis, Datum, Betrag usw. Die Erstattung erfolgt auf Ihr deutsches Konto.
Achtung: Zahnbehandlungen und Psychotherapie werden nur bedingt von der DAAD-Versicherung übernommen. Also besser vorher beim DAAD nachfragen, ob die geplante Behandlung auch erstattet werden kann. (Versicherungsstelle@daad.de)

Allgemeine Informationen und Kontaktstellen zur Orientierung im japanischen Gesundheitssystem

“Guide for when you are feeling ill” (JNTO): https://www.jnto.go.jp/emergency/eng/mi_guide.html
Medical Information Net (MHLW): https://www.iryou.teikyouseido.mhlw.go.jp/znk-web/juminkanja/S2300/initialize
Multilingual Medical Questionnaire (zur Beschreibung von Symptomen): https://kifjp.org/medical/english
AMDA Medical Information Center (Telefonische Beratung zu medizinischen Angelegenheiten): https://www.amdamedicalcenter.com/activities

Das Stipendium gilt nur für das Gastland und den jeweils beantragten Ort. Sollten Sie diesen verlassen (z.B. Semesterferien), muss der DAAD informiert werden – sowohl die AS Tokyo als auch die Zentrale über das Portal.

Bei einer Abwesenheit von mehr als einer Woche muss die AS Tokyo per E-Mail unterrichtet werden, auch die Zentrale über das Portal.
Bei einer Abwesenheit von mehr als zwei Wochen muss ein schriftlicher Antrag mit Begründung und offiziellem Nachweis der Uni, dass kein Unterricht versäumt wird, an die AS Tokyo gerichtet werden. Erst wenn die schriftliche Genehmigung durch den DAAD vorliegt, darf ausgereist werden. Auch hier bitte eine Mitteilung ins Portal stellen.
Bitte beachten: Bei einer längeren Abwesenheit kann u.U. die Stipendienrate gekürzt oder einbehalten werden!
Sollten Sie ins Ausland fahren, bitte die AS Tokyo und über das Portal auch die Zentrale benachrichtigen, auch wenn der Aufenthalt unter einer Woche liegt (damit wir Bescheid wissen, ob Sie sicher sind, falls es zu Naturkatastrophen oder dergleichen kommt).

Warum?

Ihre Berichte sind wichtige Informationsquellen für den DAAD, um mehr über die Lage an verschiedenen Universitäten Japans zu erfahren und um unser Betreuungsangebot weiter zu verbessern.
Ihre Berichte sind außerdem hilfreiche Informationsquellen für zukünftige Stipendiat*innen in Japan.

Wohin?

Sowohl den Zwischen- als auch den Abschlussbericht zunächst im DAAD-Portal hochladen, dann zusätzlich per E-Mail an Frau Martin (martin@daadjp.com)

Zwischenbericht

Wann? Spätestens 4 Monate nach Stipendienbeginn.
Was? Vorbereitung auf das Studium in Japan, Auswahl der Uni, Stipendienbewerbung, Visum, Übersiedlung, Wohnungssuche, Behördengänge, erste Eindrücke an der Uni (z.B. Eingangsprüfungen, Vorlesungen, Unterricht).
Wie? Die Vorlage kann im Portal heruntergeladen werden.

Abschlussbericht

Wann? Spätestens 2 Monate nach Ablauf des Stipendiums.
Was? Hauptbezug auf die wissenschaftlichen Aspekte Ihres Aufenthalts (Forschungsergebnisse, Endprüfungen etc.), aber auch praktische Dinge wie Haushaltsauflösung, Abmeldungen bei Behörden, Gepäcktransport usw.
Wie? Es gibt hierfür keine Vorlage, aber Sie können das Deckblatt des Zwischenberichts anpassen.
Gegen Ende des Stipendiums erhalten Sie von der DAAD-Zentrale einen Abschlussfragebogen. Dieser ersetzt nicht Ihren Abschlussbericht!

Zahlung:

Bezahlung durch Sie vorab.
Antragsformular aus dem Portal hochladen und mit den entsprechenden Unterlagen versehen wieder ins Portal stellen. Überweisung des Betrages erfolgt von der Zentrale auf Ihr deutsches Konto.
Wichtig: Es können nur Originalbelege anerkannt werden!

Der DAAD kann bei vielen Stipendien stipendienbegleitende Japanischsprachkurse finanziell bezuschussen, solange diese von einem seriösen Anbieter (z.B. Hochschule oder anerkannte Sprachschule) unterrichtet werden. Auch Einzel- und Onlineunterricht kann gefördert werden.
Siehe: Merkblatt zum Sprachkursangebot für Jahresstipendiatinnen und -stipendiaten des DAAD; im Portal unter Zusatzleistungen.
Bitte melden Sie sich bei Frau Martin, um zu bestätigen, ob Ihr Sprachkurs die Bedingungen erfüllt. Unterricht, der von nicht anerkannten Sprachschulen oder von Studierenden und Privatpersonen angeboten wird, kann nicht bezuschusst werden, da dessen Qualität nicht gewährleistet werden kann.
Die jeweils aktuelle Liste der von der japanischen Regierung anerkannten Sprachschulen finden Sie unter dem folgenden Link (nur auf Japanisch): http://www.moj.go.jp/isa/laws/nyukan_nyukanho_ho28-2.html

Aus rechtlicher Sicht können Sie mit einem „Student“-Visum in der Regel bezahlte Nebentätigkeiten in einem gewissen wöchentlichen Stundenumfang nachgehen, benötigen dafür aber die vorherige Zustimmung Ihrer japanischen Hochschule. Aus Sicht des DAAD sind Nebenjobs während der Förderung durch uns nur dann zulässig, solange sie den wissenschaftlichen/beruflichen Zweck, für den Sie das Stipendium erhalten, unterstützen und nicht behindern. Bitte stellen Sie deswegen rechtzeitig einen Antrag. Nebenjobverdienste sind dem DAAD gegenüber meldepflichtig und werden mit dem Stipendium verrechnet, wenn sie 538 Euro pro Monat überschreiten (Stand: September 2024, siehe Allgemeine Bedingungen Ihres Stipendiums). Bitte sagen Sie uns auch Bescheid, wenn sich der Betrag in einem Monat ändert.

Sobald Sie nicht länger an einer japanischen Hochschule eingeschrieben sind, erlischt auch die Gültigkeit Ihres „Student“-Visums, unabhängig von der auf Ihrer Residence Card angegebenen Gültigkeit. Sie können deswegen mit einem „Student“-Visum kein Vollzeitpraktikum machen, wenn Sie nicht länger an einer japanischen Hochschule eingeschrieben sind, und sollten entsprechend Ihren Visumsstatus ändern. Bei Praktika, die als unbezahlt gelten (also nicht den gesetzlichen Mindestlohn bezahlen) und die unmittelbar mit Ihrem Stipendium oder Studium zu tun haben, heißt der entsprechende Visumstatus „Cultural Activity“ (bunka katsudo 文化活動) – ansonsten kommt z.B. „Designated Activities“ (tokutei katsudo 特定活動) in Frage.

Falls Sie als Teil Ihres Stipendiums eine Visumsstatusänderung vornehmen müssen, dann halten Sie bitte rechtzeitig mit uns Rücksprache. Bitte beachten Sie beim Antrag auf Verlängerung oder Statusänderung (z.B. von Student auf Cultural Activity) folgende Punkte:

Unbedingt rechtzeitig beim Immigration Office, das für Ihren Wohnort zuständig ist, beantragen (ca. 1-2 Monate vor Ablauf des Visums). Kosten: ca. 4.000 Yen. Nur in persönlicher Vorstellung durch Sie oder eine bevollmächtigte Person möglich.
Achtung: Auch wenn das Visum nur einen Tag abgelaufen ist, muss eine Verlängerung beantragt werden!
Wichtig: Eine bewilligte Verlängerung (z.B. 6 Monate) gilt in der Regel ab dem Tag der Abholung Ihrer Residence Card bei dem Immigration Office.

Der genaue Prozess ist hier https://www.isa.go.jp/en/applications/procedures/16-2.html und hier https://www.isa.go.jp/en/applications/procedures/zairyu_henko10_15.html beschrieben:

Für das „Cultural Activity“-Visum brauchen Sie erfahrungsgemäß die folgenden Dokumente (zusätzliche können angefordert werden):

Praktikumsbestätigung
Informationsblatt/Flyer über den Praktikumsgeber
Lebenslauf
Immatrikulationsbescheinigung Ihrer deutschen bzw. ausländischen Hochschule
Nachweis von Ihrer deutschen bzw. ausländischen) Hochschule, dass Sie ein Pflichtpraktikum machen müssen und, dass das konkrete Praktikum angerechnet werden kann
Nachweis über Ihre finanziellen Mittel während des Praktikums (hierfür sollte eine Stipendienbescheinigung ausreichen, die wir Ihnen auf Englisch oder Japanisch ausstellen können, falls Sie sie noch nicht haben)
Reisepass und Residence Card
Passfoto für das Antragsformular
Antragsformular: ein Teil muss von Ihnen, ein Teil muss von Ihrem Praktikumsunternehmen ausgefüllt werden

Alle Dokumente für die japanischen Ämter müssen auf Japanisch oder Englisch sein. Wenn einige Dokumente auf Deutsch oder einer anderen Sprache sind, können Sie selbst eine englischsprachige Übersetzung anfertigen und den Unterlagen beifügen.

Bitte denken Sie daran, bei allen für das Stipendium relevanten Geldangelegenheiten (Überweisungen, Erstattungen usw.) immer die Originalbelege aufzubewahren und bei Bedarf einzureichen. Nur dann können Beträge von der DAAD-Zentrale ausgezahlt werden!
Anträge beim DAAD (Stipendienverlängerungen etc.) bitte rechtzeitig einreichen, da die Entscheidungen teilweise in den Auswahlkommissionen getroffen werden und deshalb mehr Zeit beanspruchen können.

Wir wünschen Ihnen einen schönen und erfolgreichen Aufenthalt in Japan!

Ihr DAAD-Team in Tokyo